ASSOCIATION CANADIENNE DE COUNSELING ET DE PSYCHOTHÉRAPIE
POLITIQUE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
But
Cette politique de protection des renseignements personnels de l'Association canadienne de counseling et de psychothérapie (ACCP) trace les grandes lignes d'un engagement à respecter les principes et pratiques visant à protéger la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels collectés. Cette politique est conforme au Code de déontologie de l'ACCP et à la Loi sur la protection des renseignements personnels et des documents électroniques (LPRPDE).
L'ACCP s'est engagée à collecter, utiliser et divulguer les renseignements personnels de façon responsable et aux seules fins de s'assurer de la livraison efficace des biens et services qu'elle fournit.
Que sont les renseignements personnels?
Les renseignements personnels sont des renseignements à propos d'une personne identifiable. Ils comprennent des renseignements relatifs aux signes particuliers (par ex. le sexe, l'âge, l'adresse ou le numéro de téléphone), l'éducation (par ex. le diplôme, l'année de son obtention, l'institution et la spécialisation) ou les activités et points de vue (par ex. les choix exprimés par une personne, ou une évaluation d'une personne). Il faut distinguer les renseignements personnels des renseignements d'ordre commercial (par ex. l'adresse et le numéro de téléphone d'une personne au travail), qui ne sont pas protégés par la législation sur les renseignements personnels.
Accès aux renseignements personnels
Toute personne a le droit d'examiner les renseignements personnels dont l'ACCP dispose à son sujet.
Les demandes pour examiner les renseignements personnels, les changer ou les corriger, ou pour porter plainte à l'ACCP à propos de leur collecte ou utilisation devraient être adressées au responsable de la protection de la vie privé de l'ACCP.
Les employés de l'ACCP, dans l'exercice de leurs fonctions, ont accès aux renseignements personnels que l'Association possède. Un nombre limité de personnes de l'extérieur de l'Association peuvent, dans l'exercice de leurs fonctions, avoir un accès limité aux renseignements personnels. Nous en restreignons l'accès et nous assurons que ces personnes suivent des principes et pratiques de confidentialité appropriés. Ces personnes comprennent, mais sans s'y limiter, des commis-comptables, des vérificateurs, des conseillers juridiques et des entrepreneurs.
Consentement
On recherche un consentement éclairé chaque fois que des renseignements personnels sont collectés. Toutefois, il y a parfois un consentement implicite, par exemple lorsqu'un candidat ou un membre remplit et soumet un formulaire d'adhésion à l'ACCP. Il est implicite dans un tel processus que l'ACCP collecte ces renseignements personnels dans le contexte du processus de candidature et que le candidat consente à une telle collecte.
Mesures de sauvegarde pour maximiser la sécurité des renseignements personnels
Emplacement de l'information sur papier
Endroits du bureau réservés au personnel
Politique de mise sous clé de tous les dossiers après les heures de travail
Politique de mise sous clé de tous les endroits réservés après les heures de travail
Politique définissant les niveaux d'accès.
Pendant le transport à un autre endroit
Politique de garde directe des dossiers par le personnel
Politique de mise sous clé des fichiers lorsqu'ils sont laissés sans surveillance
Bureau à la maison
Politique de retrait des dossiers du bureau
Politique de mise sous clé des fichiers lorsqu'ils sont laissés sans surveillance
Emplacement des renseignements électroniques
L'accès à l'ordinateur est restreint au personnel :
Une protection par mot de passe pour chaque terminal
Identification unique des utilisateurs par mot de passe
Politique définissant les niveaux d'accès
Transfert des renseignements sur papier
Dans une enveloppe scellée portant l'inscription « privé » ou « confidentiel » envoyée par Poste Canada ou par un service de messagerie ayant bonne réputation
Dans une enveloppe scellée livrée par le personnel
Dans une enveloppe scellée devant être ramassée par une personne - les enveloppes sont conservées hors de vue dans la zone d'accueil.
Transfert des renseignements électroniques
Par courriel avec le consentement de la personne
Par télécopieur avec une page couverture portant une clause de confidentialité
Sur disquette, CD ou autre support d'enregistrement qui est traité avec les mêmes mesures de sécurité que l'information sur papier.
Mesures générales concernant la sauvegarde
Le personnel a reçu une formation sur les sujets suivants :
L'importance des renseignements personnels
L'accès aux renseignements personnels se fait selon le principe de la connaissance sélective
La Politique de protection des renseignements personnels de l'ACCP
La discrétion dans la collecte et l'utilisation des renseignements personnels quand on est à portée de voix d'autres personnes
Quand enlever ou masquer l'information non nécessaire lorsqu'on fournit des copies
Détecter et éviter le « soutirage » d'information
Comment supprimer les renseignements personnels
Comment éviter de discuter de renseignements personnels dans des endroits publics
Un accroc à la Politique sur les renseignements personnels de l'ACCP entraînera des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'au renvoi
Révision annuelle avec les employés de la Politique et des pratiques concernant les renseignements personnel
Ententes sur la confidentialité et la sécurité avec les personnes suivantes :
Employés temporaires ou contractuels
Commis-comptables et comptables
Conseiller juridique
Personnel de gestion de l'immeuble
Surveillance régulière et systématique de la conformité aux politiques par le responsable des renseignements personnels ou la personne désignée.
Approche systématique pour s'assurer que le personnel change de mot de passe.
Politique d'informer les individus lorsque leurs renseignements personnels ont été mal utilisés ou détournés.
Conservation et destruction des renseignements personnels
Les renseignements personnels que possède l'ACCP sur les membres et les employés seront détruits sept ans après la fin de l'adhésion ou de l'emploi à l'ACCP. Ces renseignements seront détruits de façon à protéger la confidentialité des membres ou des employés.
Ouverture
L'ACCP s'est engagée à rendre publique sa Politique de protection sur les renseignements personnels. Nous nous efforçons de le faire par les moyens suivants :
Le personnel est formé à fournir copie de la Politique sur demande
Elle sera fournie à tous les employés
Elle sera affichée à la réception de notre Association
Elle sera affichée sur notre site web
Elle sera envoyée aux membres
Elle sera fournie à tout nouveau membre au moment de la signature du formulaire de consentement
Elle sera fournie à toute nouvelle personne sur laquelle nous collectons des données.
Renseignements collectés
L'ACCP collecte des renseignements personnels sur ses membres, employés et entrepreneurs comme suit :
Catégorie : Membres
Information recueillie
Signes particuliers
Nom
Âge
Coordonnées à la maison
Autres coordonnées
Catégorie de membre demandée
Catégorie de membre demandée
Langue préférée
Sexe
Renseignements sur le niveau d'instruction
Années d'expérience en counseling
Contexte de travail
Expériences de formation continue
Activités et points de vue
Historique des transactions avec l'Association
Correspondance avec l'Association et lettres de référence
Mesure disciplinaire de l'ACCP à l'égard de la personne, conformément aux délais appropriés.
Objectif principal de la collecte de données
Base de données concernant l'admission, et mise à jour
Base de données des Conseillers Canadiens Certifiés, et mise à jour
Autorité pour collecter des renseignements à cette fin
Implicite
Catégorie : Employés et entrepreneurs
Renseignements recueillis
Signes particuliers
Nom
Coordonnées à la maison
Coordonnées pour les urgences
Information bancaire et de crédit
Numéro d'assurance sociale
Sexe
Âge
Instruction ou formation
État matrimonial
Activités et points de vue
Historique des transactions avec l'Association
Occupation ou profession
Participations communautaires
Heures de travail
Mesures disciplinaires à l'égard de l'individu
Données financières
Existence d'un litige avec l'Association
Correspondance avec l'Association
Points de vue, évaluations ou opinions au sujet de cette personne
Objectif principal de la collecte de données
Aptitudes pour le poste
Autorité pour collecter les renseignements à cette fin
Implicite
Consentement écrit
Objectif secondaire de la collecte de données
Pertinence actuelle des compétences
Autorité pour collecter les renseignements à cette fin
Implicite
Plaintes
Tout membre, employé ou entrepreneur ayant des plaintes à formuler à propos de la collecte, de l'utilisation ou de la sécurité des renseignements personnels que possède l'ACCP à leur sujet sera orienté vers le responsable des renseignements personnels de l'ACCP. Toute plainte sera discutée avec le plaignant, une enquête appropriée sera menée, et une réponse sera donnée en temps opportun. Le responsable des renseignements personnels de l'ACCP informera les plaignants de l'existence du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, dont le site Internet est www.privcom.gc.ca.
Le responsable des renseignements personnels de l'ACCP est la Directrice générale.
ACCP, novembre 2004